Renoa Groupin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 22.3.2021

Tässä tietosuojalausunnossa kerrotaan, mitä henkilötietoja Renoa Group kerää asiakkaistaan ja potentiaalisista asiakkaistaan, sekä kuinka näitä tietoja käytetään ja keiden kanssa niitä jaetaan. Tietosuojalausunnossa kerrotaan myös toimenpiteistä, joilla henkilötietoja suojataan. Tämän lisäksi saat tietää, kuinka voit pyytää Renoa Group:n siirtymään hallussamme oleviin henkilötietoihin tai muuttamaan niitä, perumaan Renoa Group:lle aikaisemmin antamasi suostumuksen, pidättäytymään tiettyjen viestien lähettämisestä sekä mistä saat vastauksia kysymyksiin, joita sinulla mahdollisesti on liittyen Renoa Group:n tietosuojakäytänteisiin.

Renoa Group noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessään henkilötietojasi.

Tämä tietosuojaseloste sisältää:

Mihin käyttötarkoituksiin keräämme henkilötietoja?
Mitkä ovat tietojen käsittelyn oikeusperusteet?
Mitä henkilötietoja kerätäämme?
Mistä lähteistä tietoja kerätään?
Kuinka pitkään kerättyä tietoa säilytetään?
Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Miten kerättyä tietoa suojataan?
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Kehen voit olla yhteydessä?

 

1       Rekisterinpitäjä

  • Nimi: Renoa Group Oy
  • Y-tunnus: 2612804-5
  • Osoite: Sievisenmäentie 10 B, 40420 JYSKÄ
  • Puhelin: 0207669940
  • Sähköposti: asiakaspalvelu@renoa.com     (jäljempänä ”me”)

2      Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

  • Nimi: Tuomas Hämäläinen
  • Osoite: Valimotie 21, 00380, HELSINKI
  • Sähköposti: tietosuoja@renoa.com

3      Mihin käyttötarkoituksiin keräämme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakkuuden ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen
  • Mainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muuhun näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin
  • Rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi
  • Samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen
  • Verkkosivuillamme tarjoamamme sisällön ja mainosten räätälöimiseen, sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen ja sivustokäyttäytymisen analysoimiseen silloin, kun olet antanut suostumuksesi evästeiden käytölle.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää ja kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä.

4      Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

  • rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. tapaamisten sopimiseksi, arvontoihin osallistumiseksi ja evästeiden käyttöön
  • sopimusten täytäntöönpano, esim. tilaussopimus ja rahoitussopimus
  • lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, esim. kauppa-, kirjanpito- ja kuluttajansuojalaki
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu esim. suoramarkkinointiin.

5      Mitä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn yksilöintitiedot kuten nimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, asiakasnumero ja/tai muu yksilöivä tunniste;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista, tarjouksista, tilauksista, toimituksista ja takuusta, viestintä ja puhelutallenteet, reklamaatiot, rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot;
  • kuluttajarahoitussopimuksen hakemiseen tarvittavat muut tiedot, kuten arvo, ammatti tai muut tiedot koskien rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä;
  • käytettyihin maksu- ja rahoitusvälineisiin liittyvät tiedot, kuten laskutustiedot, maksuaikataulua koskevat tiedot, perintään liittyvät tiedot ja kotitalousvähennyksiin liittyvät tiedot;
  • tapahtumien ja mielipidekyselyiden yhteydessä kerättävät henkilötiedot, kuten osallistuminen tapahtumaan tai kyselyyn;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset;
  • tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet; ja
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot.

6      Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään mm. rekisterinpitäjän tuotteita ja palveluita koskevan sopimuksenteon yhteydessä, rekisterinpitäjän tarjoamien maksuttomien palveluiden yhteydessä, rekisterinpitäjän erilaisten asiakaspalvelurajapintojen, kuten kotimyynnin yhteydessä, rekisteröidyn osallistuessa rekisterinpitäjän järjestämiin markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin sekä evästeiden avulla.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta, rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7       Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneillemme ja konserniyhtiöille sopimuksen täytäntöön saattamiseksi ja toteuttamiseksi sekä toiminnan kehittämistä varten. Näitä luovutuksia tehdään:

  • toiminnan ohjausta varten
  • laskutusta ja kirjanpitoa varten
  • rahoitushakemuksen käsittelyä varten
  • laskujen perintää varten
  • asiakastyytyväisyyskyselyitä varten
  • verkkosivujen käytön seurantaa varten

Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tällöin huolehdimme tietojenkäsittelysopimuksista yhteistyökumppaneiden kanssa.

Lisäksi jaamme sosiaalisen median, mainosalan ja analytiikka-alan kumppaneillemme evästetietoja siitä, miten verkkosivustokävijät käyttäytyvät sivustollamme. Kumppanimme voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tai joita on kerätty, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä muille asiaan kuulumattomille. Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

8      Kuinka pitkään kerättyjä tietoja säilytetään?

Poistamme henkiötietosi rekisteristä, kun tietojen käsittellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Asiakasrekisterin tietoja säilytetään vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan ja enintään järjestelmätakuuta vastaavan ajan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9      Miten suojaamme tietoja?

Manuaalinen aineisto on suojattu, eikä niihin pääse käsiksi kuin ainoastaan rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt rekisterinpitäjän luvalla. Tietoteknisesti käsiteltävät tiedot on suojattu yleisesti hyväksyttyjen ja todettujen menetelmien avulla. Näitä on palomuurit, tietoturvajärjestelmät ja salasanat. Tietoja ei pääse käsittelemään kuin rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt.

10    Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11    Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.